Wirtualna sekretarka – kim jest i w czym może pomóc?

Na czym polega praca wirtualnej sekretarki? Kim jestem? Jakie są korzyści ze współpracy ze mną? Zawód zdalnej sekretarki staje się coraz bardziej popularny. Można znaleźć coraz więcej informacji o wykonywanej przeze mnie pracy na forach i portalach społecznościowych oraz na blogach. E-sekretarka to nowy zawód, który jest bardzo potrzebny. Myślę, że zapotrzebowanie na tego rodzaju usługi będzie dynamicznie wzrastać. Ludzie mają coraz więcej obowiązków, a coraz mniej czasu na ich wykonywanie.

Co znajdziesz w artykule – spis treści

• Zawód Wirtualnej Sekretarki
• Jak wygląda współpraca z Wirtualną Sekretarką?
• W czym może pomóc Wirtualna Sekretarka?
• Dlaczego warto zatrudnić Wirtualną Sekretarkę – zalety
• Czy to się opłaca?
• Kim jest i w czym może pomóc wirtualna sekretarka – Podsumowanie

Zawód Wirtualnej Sekretarki

W pierwszej chwili możesz pomyśleć, że zawód zdalnej sekretarki nie różni się niczym od zadań wykonywanych przez osobę na tym stanowisku, zatrudnioną na etacie. To nieprawda. Różnic jest całkiem sporo i mogą one działać na Twoją korzyść. Wirtualna sekretarka wykonuje swoją pracę zdalnie i jest zatrudniana na godziny. Najczęściej spotyka się przygotowane pakiety godzinowe, które możesz wykupić przy stałej współpracy. Początkowo możesz też rozliczać się za roboczogodzinę, jeżeli chcesz sprawdzić, jak wyglądają świadczone usługi.

Jak wygląda współpraca z Wirtualną Sekretarką?

Teraz już wiesz, kim jest zdalna sekretarka. Może nawet zastanawiasz się nad tym, czy nie powierzyć jej części wykonywanych przez Ciebie zadań, ale jeszcze nie wiesz, na jakiej zasadzie miałoby się to odbywać. Wyjaśnię Ci teraz pokrótce, jak wygląda współpraca z wirtualną sekretarką. Mam nadzieję, że zasady, będą dla Ciebie jasne i czytelne.

Współpraca korzystna dla obu stron

Współpraca ze zdalną sekretarką jest bardzo korzystna dla obu stron. Przedsiębiorca ma pewność, że zlecone przez niego zadania zostaną wykonane w terminie, a sekretarka może zaoszczędzić czas i pieniądze na dojazdach, ponieważ nie musi być realnie w biurze. Sekretarka online pracuje tam, gdzie chce. Bardzo często też wykonuje powierzone jej zadania w takich godzinach, jakie jej odpowiadają. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy klient zleci jej odbieranie firmowego telefonu oraz obsługę skrzynki mailowej w konkretnym zakresie godzin. Współpraca z wirtualną sekretarką jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla niektórych firm. Przykładem są firmy świadczące usługi na miejscu u klienta, które nie posiadają klasycznego biura. Mamy tutaj na myśli między innymi niewielkie firmy budowlane albo remontowe. Zdalna sekretarka zajmie się za Ciebie na przykład odbieraniem telefonów, odpisywaniem na wiadomości e-mail od klientów i kontrahentów. Chociaż nie pracuje w tym samym miejscu, co Ty, to na odległość może Ci pomóc w naprawdę wielu codziennych sprawach.

Jeżeli jesteś zainteresowany współpracą bezpośrednio ze mną, to wystarczy, że napiszesz do mnie wiadomość e-mail lub zadzwonisz. Najlepiej opowiedz w skrócie, jakie masz wobec mnie oczekiwania i czego potrzebujesz. Postaram się odpowiedzieć, na Twoją wiadomość lub oddzwonić, tak szybko, jak to tylko będzie możliwe. Następnie omówimy szczegóły współpracy. Ustalimy, też, na jakiej zasadzie będziemy się rozliczać, ponieważ jest kilka możliwości. Możesz wybrać dogodny dla Ciebie pakiet lub rozliczenie za roboczogodzinę.
Przy jednorazowej współpracy lub jeżeli chcesz sprawdzić, czy nadajemy na tych samych falach, umowa nie jest konieczna, lecz najczęściej przed podjęciem stałej współpracy podpisujemy umowę dotyczącą zakresu prac oraz metody rozliczenia. Jeżeli jest taka konieczność, podpisujemy również umowę zachowania poufności.

Najczęstszy sposób rozliczania

Opłata za pracę wykonywaną przez sekretarkę online, najczęściej jest uiszczana z góry. Większość wirtualnych sekretarek oferuje pakiety godzin, na podstawie których rozliczana jest ich praca. Z uwagi na to, że e-sekretarka najczęściej rozlicza się za każdą godzinę swojej pracy, to jej obowiązkiem jest dokładne wyliczenie, ile czasu poświęciła na wykonanie konkretnego zadania zleconego przez klienta. Każda wirtualna sekretarka powinna wysyłać do klienta raport po zrealizowaniu danego zadania lub ukończeniu projektu raport, w którym uwzględni ilość przepracowanych godzin. W takim raporcie powinna wspomnieć również o tym, ile godzin z pakietu zostało jeszcze klientowi do wykorzystania.

Kolejnym bardzo ważnym etapem, już po wstępnych ustaleniach, jest wprowadzenie mnie w specyfikę Twojego biznesu. Wtedy łatwiej będzie mi pracować, a Tobie wyznaczać mi konkretne zadania. Muszę wiedzieć, czym dokładnie mam się zająć i ewentualnie, na co uważać. Po tych wszystkich ustaleniach przystąpię do pracy.

W czym może pomóc Wirtualna Sekretarka?

Wirtualna sekretarka może podjąć się takich zadań, jak:

• Tworzenie baz danych – w takiej bazie mogą znaleźć się na przykład informacje o klientach lub sprzedawanych usługach, co znacznie ułatwia pracę.
• Wprowadzanie danych do arkuszy – mogą to być między innymi dane dotyczące klientów, kurierów, informacje z listów przewozowych.
• Wyszukiwanie dowolnych informacji (Internet research) – szukanie konkretnych informacji w sieci, na przykład na temat danej firmy, usługi, warunków świadczenia usług, czy rezerwacji.
• Przygotowanie ofert oraz ich wysyłka – wirtualna sekretarka przygotuje dla Ciebie ofertę, która ma interesujący tytuł i dzięki temu nie trafi od razu do kosza, w dodatku jest konkretna i zachęca do skorzystania z Twoich usług.
• Przygotowanie ogłoszeń oraz ich publikacja – sekretarka online może dla Ciebie przygotować ogłoszenie, na przykład odnoszące się do sprzedaży samochodu firmowego i zamieścić je w wybranym przez Ciebie portalu ogłoszeniowym.
• Opracowanie ankiet, przygotowywanie raportów – e-sekretarka może dla Ciebie wykonać ankietę, na przykład dla klientów, którzy ocenią, czy są zadowoleni z Twoich usług i co jeszcze mógłbyś w nich poprawić. Natomiast raporty mogą odnosić się na przykład do danych finansowych.
• Przygotowanie dokumentów – na przykład umów oraz pism.
• Porównanie ofert – wirtualna sekretarka może dla Ciebie porównać oferty hoteli, lotów lub usług, a Ty tylko wybierzesz spośród nich tą, która jest według Ciebie najkorzystniejsza.
• Pośredniczenie w zlecaniu różnych prac – sekretarka online może pomóc Ci w zarządzaniu personelem albo we współpracy z usługodawcami, na przykład może zlecić naprawę jakiegoś urządzenia w firmie.
• Wyszukanie dostawców, partnerów, kontrahentów – to znacznie ułatwia prowadzenie firmy, ponieważ od razu masz wszystkie potrzebne dane, o osobach, z którymi współpracujesz lub chcesz współpracować w jednym miejscu.
• Przepisywanie tekstów – jest to czynność wymagająca precyzji oraz zajmująca dużo czasu, więc warto ją zlecić sekretarce online.

Wszystkie te czynności tylko w teorii są proste. W praktyce zajmują one bardzo wiele czasu i wymagają odpowiedniej koncentracji lub wiedzy. Warto powierzyć je w zaufane ręce wirtualnej sekretarki.

Dlaczego warto zatrudnić Wirtualną Sekretarkę – zalety

Poniżej przedstawię Ci najważniejsze korzyści, które wynikają ze współpracy ze mną jako wirtualną sekretarką:

• Oszczędzasz czas
  Pewnie właśnie z tego powodu, czytasz ten wpis. Czujesz, że przydałyby Ci się dodatkowe ręce do pracy. Gdy biznes zaczyna się rozwijać, to obowiązków przybywa, a czasu niestety nie. Warto wtedy podjąć współpracę ze mną i trochę się odciążyć.

• Oszczędzasz pieniądze
  Jeżeli jesteś początkującym przedsiębiorcą, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie masz odpowiednich środków finansowych, aby zatrudnić sekretarkę na cały etat. Wtedy z pomocą mogę Ci przyjść ja, ponieważ wykupienie paru godzin mojej pracy, jest o wiele korzystniejsze finansowo.

• Nie musisz organizować mi miejsca pracy
  Wielu przedsiębiorców ma problem z tym, żeby znaleźć miejsce na biurko dla nowego pracownika. Pracuję zdalnie, więc organizacja miejsca pracy leży po mojej stronie. Nie musisz dodatkowo wydawać pieniędzy na sprzęt oraz oprogramowanie.

• Jestem wszechstronna
  Dysponuję szerokim zakresem zadań, których mogę się podjąć. Na tym polega mój zawód. Pomogę Ci nie tylko w odpisywaniu na wiadomości, ale również w zrobieniu projektu graficznego na Twoją stronę internetową.

Czy to się opłaca?

Zatrudnienie wirtualnej sekretarki staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem wśród małych oraz średnich przedsiębiorców. Na pewno taki ruch pomoże Ci w rozwoju Twojej firmy. Pewnie już sam zauważyłeś, że im większy postęp, tym więcej masz zadań do wykonania i obowiązków, o których musisz pamiętać. Doba się nie wydłuży, a ze wszystkim musisz zdążyć.

Najważniejszą zaletą wirtualnej sekretarki jest to, że oferuje ona współpracę zdalną. Możesz zlecić jej wykonanie czasochłonnych lub skomplikowanych zadań, bez konieczności ponoszenia dużych kosztów, które wiążą się z utworzeniem dla niej stacjonarnego miejsca pracy. Jednak nie jest to jedyny argument za tym, że współpraca ze zdalną sekretarką jest opłacalna.

Poniżej przedstawię Ci najważniejsze argumenty, które przekonają Cię, że jest to korzystne dla Ciebie rozwiązanie:

Nie ponosisz stałych kosztów zatrudnienia pracownika

Ze względu na to, że działam samodzielnie i na własny rachunek, to nie musisz za mnie opłacać ZUS-u, ani innych zobowiązań, które wiążą się z zatrudnieniem etatowego pracownika. Sekretarka na godziny to dobre rozwiązanie również z tego względu, że wysokość mojego wynagrodzenia jest zależna od ilości przepracowanychgodzin. Jeżeli w danym miesiącu, będziesz potrzebował mojej pomocy w mniejszym stopniu, to zapłacisz mniej.

Nie musisz dbać o wyposażenie mojego stanowiska pracy

Posiadanie przeze mnie komputera i innych urządzeń, które są mi niezbędne do wykonywania pracy, jest finansowane przeze mnie. To samo dotyczy oprogramowania. Gdybyś zatrudniał pracownika na cały etat, to Ty musiałbyś martwić się o takie sprawy, jak przedłużenie licencji oprogramowania, czy jego wykupienie.

Nie musisz posiadać nawet biura stacjonarnego

Kolejną korzyścią współpracy z wirtualną sekretarką jest to, że nie musisz ponosić kosztów wyposażenia i utrzymania biura. Dotyczy to, w szczególności tych firm, które nie muszą mieć stacjonarnego biura, na przykład niewielkich przedsiębiorstw budowlanych.

Brak opłat za kursy i szkolenia

Dodatkowo odpada kwestia organizowania mi różnego rodzaju szkoleń lub opłacanie kursów. Doszkalam się we własnym zakresie wedle potrzeby.

Brak problemu ze zwolnieniami lekarskimi

Nie musisz się przejmować moimi zwolnieniami lekarskimi ani urlopami. Jestem do dyspozycji cały czas, nie musisz również płacić za dni, w których pracownika nie ma w firmie.

Sprawdź cennik wirtualnej sekretarki.

Kim jest i w czym może pomóc wirtualna sekretarka – Podsumowanie

Wirtualna sekretarka to z pewnością zawód przyszłości, który w najbliższych latach, będzie coraz bardziej potrzebny. Zdalna sekretarka może Ci pomóc w wykonywaniu wielu czynności biurowych, na które zazwyczaj nie masz czasu. Nie tylko odpisze na e-maile, czy odbierze telefon, ale również pomoże Ci w prowadzeniu sklepu internetowego lub dbaniu o konto w social mediach. Współpraca z sekretarką na godziny niesie ze sobą wiele korzyści. Dzięki niej możesz zaoszczędzić nie tylko czas, ale również pieniądze.