Kim jest wirtualna asystentka?

Wirtualna asystentka w odróżnieniu od tradycyjnej sekretarki lub asystentki pracuje zdalnie. Możesz zlecić mi wykonywanie wielu zadań, na które na co dzień nie masz czasu albo po prostu, nie masz do tego odpowiedniej wiedzy. Zakres pracy asystentki różni się w zależności od konkretnej osoby i jej doświadczenia. Z tego wpisu dowiesz się, kim jest wirtualna asystentka, czym dokładnie się zajmuje i jak wygląda taka współpraca.

Co znajdziesz w artykule – spis treści

• Wirtualna asystentka jako zawód
• Jak wygląda współpraca ze zdalną asystentką?
• Doświadczenie Wirtualnej Asystentki
• Jakie usługi oferuje VA?
• Korzyści płynące ze współpracy z Wirtualną Asystentką
• Czy ostatecznie wybrać usługi Wirtualnej Asystentki?
  

Wirtualna asystentka jako zawód

Potrzeba korzystania z usług zdalnej asystentki narodziła się w Stanach Zjednoczonych. Następnie zawód ten zaczął być popularny również w Europie. W Polsce jest to jeszcze dość mało znana branża, ale cały czas dynamicznie się rozwijająca. Początkowo wirtualne asystentki kojarzone były z osobą, która pracuje dorywczo i pomaga od czasu do czasu przedsiębiorcom w ich codziennej pracy. Obecnie asystentki online oferują usługi nawet na cały etat. Ich praca nie ogranicza się już tylko do odpisywania na e-maile, czy sporządzaniu raportów. W zależności od osoby, którą wybierzesz, możesz również liczyć na realizację dużo bardziej zaawansowanych usług.

Mogę zaoferować pomoc na przykład w:

• rozwoju sklepu internetowego,
• tworzenie tekstów na stronę (copywriting),
• czy usługi graficzne.

Asystentka online to osoba, która wykonuje jasno określone czynności na dokładnie wyznaczonych zasadach. Inna stawka dotyczy, na przykład pisania treści, a inna usług marketingowych. Z pewnością nie jestem osobą, która zajmuje się wszystkim. Posiadam również zespół specjalistów np. copywriterów czy programistów, którzy pomagają mi w zleceniach dla klientów. Niektóre z e-asystentek mają wyznaczone stawki za jedną godzinę. Moja praca jest rozliczana właśnie na podstawie liczby przepracowanych godzin lub ewentualnie wyceniana indywidualnie. Oferuję również różnego rodzaju pakiety, na przykład po 5 lub 10 godzin, co jest korzystniejsze finansowo przy regularnej współpracy.

Wirtualne asystentki, jak sama nazwa wskazuje, pracują całkowicie online. Jednak w dzisiejszych czasach, gdy wiele czynności tak naprawdę można wykonać przez Internet, taka forma usług asystenckich jest niezwykle pomocna. To prawda, że cena za jedną godzinę mojej pracy jest wyższa niż w przypadku asystentki tradycyjnej. Jednak gdy porównasz to z kosztami zatrudnienia pracownika na cały etat, to z pewnością sam dojdziesz do wniosku, że współpraca ze mną jako wirtualną asystentką jest o wiele tańsza. Niebywałym plusem dla Ciebie będzie również to, że możesz wybierać spośród asystentek z całego kraju, ponieważ współpraca odbywa się zdalnie.

Jak wygląda współpraca ze zdalną asystentką?

O współpracy ze zdalną asystentką powinieneś pomyśleć wtedy, gdy Twój biznes rozwija się i nie masz już czasu na wykonywanie niektórych czynności. Przykładem może być prowadzenie social mediów, odpisywanie na e-maile lub zadbanie o swoją stronę internetową. Możesz to zlecić mnie, a tym samym mieć więcej czasu dla siebie albo na większy rozwój swojego przedsiębiorstwa.

Zanim zdecydujesz się na współpracę z konkretną osobą, to najpierw zastanów się, czego dokładnie potrzebujesz i jakie będziesz mieć wobec niej wymagania.

Chodzi tutaj nie tylko o to, jakie zadania chcesz mi powierzyć, ale również o ustalenie innych kwestii. Zanim zadzwonisz do mnie lub napiszesz wiadomość mail, pomyśl nad tym, ile miesięcznie pieniędzy możesz przeznaczyć na tego typu usługę, jakie masz cele związane z zatrudnieniem wirtualnej asystentki i w jaki sposób może Ci pomóc w rozwoju Twojej firmy. Warto również wiedzieć, czy planujesz długoterminową współpracę ze zdalną asystentką, czy moje usługi będą Ci potrzebne tylko na przykład przez najbliższe trzy miesiące, gdy masz bardzo dużo pracy. Ostatnią kwestią jest to w jaki sposób, chcesz kontaktować się z asystentką. Może będzie to e-mail, telefon, a może inny komunikator? Gdy masz już odpowiedzi na te wszystkie pytania, to o wiele łatwiej będzie Ci znaleźć odpowiednią dla siebie osobę.

Współpraca z wirtualną asystentką może wyglądać różnie w zależności, od danej osoby. Pierwszym krokiem zawsze jest skontaktowanie się z e-asystentką, na przykład napisanie do mnie wiadomości e-mail lub wykonanie telefonu. Następnie, gdy już się ze mną skontaktujesz, to wspólnie ustalimy, jak będzie wyglądać nasza współpraca. Gdy masz już poukładane wszystkie te kwestie, o których wspominałam wcześniej, to taka rozmowa, nie będzie trwała długo. Pamiętaj też o tym, że w codziennej komunikacji ze mną ważne jest to, aby jasno mówić, czego ode mnie oczekujesz i w jakim terminie dana czynność ma zostać wykonana. To z pewnością zaoszczędzi wiele stresu obu stronom.

Doświadczenie Wirtualnej Asystentki

Najczęściej osoby, które decydują się na wykonywanie zawodu zdalnej asystentki, pracowały już wcześniej na różnych stanowiskach, które dały im odpowiednie doświadczenie. W obecnych czasach, aby zostać wirtualną asystentką lub wirtualnym asystentem – bo może być to również mężczyzna – nie wystarczy jedynie mieć podstawowych asystenckich umiejętności. Ten zawód wiąże się z o wiele większymi oczekiwaniami od klientów. To z jednej strony dobrze, bo dzięki temu rynek się rozwija.

Asystentka wirtualna to osoba, która bardzo dobrze powinna orientować się w tym, co dzieje się w świecie usług internetowych.

Jedną z cech zdalnej asystentki jest to, żeby była gotowa do tego, aby uczyć się korzystania z nowych narzędzi i aplikacji. Wiadomo, że nikt nie zna ich wszystkich, ale chęć zdobywania nowych doświadczeń i umiejętności w tym zawodzie jest niezwykle ważna. Bardzo istotna jest znajomość przez wirtualną asystentkę narzędzi i aplikacji do zarządzania czasem oraz projektami, które pomagają w codziennej organizacji. Kolejną sprawą, jeżeli chodzi o doświadczenie asystentki online, jest umiejętność obsługi kont w serwisach społecznościowych oraz znajomość podstaw administracji czy rachunkowości. Wirtualna asystentka powinna również radzić sobie z szybkim zdobywaniem i analizowaniem informacji oraz z pisaniem tekstów.

Wszystkie wymienione powyżej umiejętności są podstawowymi, które są potrzebne każdej osobie w tym zawodzie. Jednak musisz pamiętać o tym, że jest to bardzo specyficzna branża. Każda z asystentek zdalnych może mieć w swojej ofercie trochę inne usługi, które są zgodne z jej indywidualnym doświadczeniem. Jest to zupełnie naturalne i nie ma w tym nic niepokojącego, ponieważ każda asystentka proponuje takie usługi, które odpowiadają jej umiejętnościom oraz indywidualnym preferencjom.

Ja na przykład zajmuję się przede wszystkim:

• grafiką,
• marketingiem internetowym,
• czy administracją serwisów www,

ponieważ mam w tym największe doświadczenie oraz odpowiedni zespół ludzi potrzebnych do realizacji takich usług. Wirtualna asystentka, tak samo, jak każdy inny człowiek, nie zna się na wszystkim. Z tego względu nie wszystkie asystentki online mają w swojej ofercie, na przykład organizację imprez firmowych, czy tworzenie stron internetowych.

Jakie usługi oferuje VA?

Zakres usług zależy od konkretnej osoby. Wymienimy tutaj najczęściej spotykane usługi oferowane przez wirtualne asystentki. Podstawowym zadaniem zdalnej asystentki jest obsługa konta pocztowego (e-mail) oraz telefonu służbowego klienta. Kolejną często spotykaną usługą w tej branży jest prowadzenie kalendarza. Jest to bardzo duże ułatwienie dla przedsiębiorców, ponieważ klient od razu wie, jakie ma plany i zadania do wykonania na dany dzień oraz na kolejne tygodnie. Asystentki wirtualne zajmują się również prowadzeniem profili w social mediach. Jest to zajęcie, na które większość osób nie ma czasu. Jednak dobrze zorganizowany profil na Facebooku, może przynieść wiele zysków. Twoi potencjalni klienci szybciej Cię odnajdą. Mogą śledzić Twoje działania, a co za tym idzie zdecydować się na korzystanie z Twoich usług lub zakup Twoich produktów. Z tego względu warto, jest to zadanie powierzyć wirtualnej asystentce.

Zdalna asystentka może też zająć się obsługą faktur i korespondencji pocztowej. Wysyłka różnego rodzaju pism zawsze zajmuje dużo czasu, dlatego dobrze jest ją przekazać w ręce wirtualnej asystentki.

Asystentka online może dla Ciebie również wykonać:

• korektę tekstów,
• research rynku,
• napisać umowę
• przygotować prezentację,
• lub stworzyć bazę danych.

Jeżeli potrzebujesz jakiejś usługi, której nie ma w mojej ofercie, zawsze wyślij zapytanie w sprawie Twojego zlecenia. Mam o wiele szerszy zakres usług, które są wyceniane indywidualnie.

Korzyści płynące ze współpracy z Wirtualną Asystentką

Pierwszą korzyścią jest to, że nie musisz zatrudniać nikogo na cały etat. Możesz wykupić na przykład godzinę pracy zdalnej asystentki, gdy tego potrzebujesz. Jeżeli współpraca z nią nie będzie Ci odpowiadała, to szybko możesz zmienić ją na kogoś innego.

Kolejna zaleta jest związana z Twoimi finansami. Wykupienie kilku, kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu godzin pracy w miesiącu e-asystentki jest o wiele tańsze niż zatrudnianie pracownika na pełen etat. Najczęściej wykupujesz pakiet godzin, gdy się skończy, możesz kontynuować taką współpracę albo powrócić do niej w dogodnym dla Ciebie momencie. Poza tym, na im większy pakiet się zdecydujesz, tym niższa będzie stawka za jedną godzinę mojej pracy.

Ostatnią, ale nie najmniej istotną korzyścią jest fakt, że zlecając pracę komuś innemu, oszczędzasz czas. A właśnie on jest tym, czego najbardziej brakuje przedsiębiorcom. Masz również pewność, że zlecone przez Ciebie zadania zostaną wykonane prawidłowo i na czas, ponieważ ja jako asystentka wirtualna biorę za to odpowiedzialność.

Czy ostatecznie wybrać usługi Wirtualnej Asystentki?

Korzystanie z usług zdalnej asystentki nie jest tak popularne, jak zatrudnianie sekretarki w firmie. Coraz więcej przedsiębiorców, decyduje się na tego rodzaju współpracę. Korzystanie z usług asystentki online wiąże się ze sporą oszczędnością czasu i pieniędzy. Dzięki temu, że lista oferowanych przez zdalne sekretarki usług jest bardzo długa, to każdy może dopasować je do swoich potrzeb.

Wirtualne asystentki to w większości przypadków osoby z doświadczeniem na różnych stanowiskach, odpowiedzialne i dobrze zorganizowane. Warto spróbować skorzystać z ich usług, jeżeli czujesz, że masz za dużo pracy, chcesz rozwinąć swój biznes albo nie czujesz się specjalistą w pewnych dziedzinach.